Privacybeleid

Versie 1.0 · Laatst bijgewerkt op 27 april 2026

SpectIQ is het AI-gedreven platform waarmee bouwkundig inspecteurs hun rapportages opstellen. Wij vinden uw privacy en die van uw klanten belangrijk en zijn transparant over wat wij doen met persoonsgegevens. Heeft u een vraag of wilt u een recht uitoefenen? Mail ons op privacy@spectiq.nl.

Inhoud

1. Wie wij zijn

SpectIQ wordt geëxploiteerd door MagicEverse B.V. (handelsnaam: SpectIQ) gevestigd in Nederland. Het platform is bereikbaar via dashboard.spectiq.nl. Voor de gegevens die wij over u als gebruiker (de inspecteur) verwerken zijn wij de verwerkings­verantwoordelijke in de zin van artikel 4 AVG.

Voor de gegevens die u via SpectIQ verwerkt over uw eigen opdrachtgevers en eindklanten (bijvoorbeeld bewoners of pandeigenaren) bent u zelf de verwerkings­verantwoordelijke en zijn wij uw verwerker. De afspraken hierover staan in onze verwerkers­overeenkomst (DPA).

Wij hebben geen Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld omdat wij niet structureel op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken. Wel hebben wij een privacy­contactpersoon die u kunt bereiken via privacy@spectiq.nl.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Hieronder per categorie. Vrije-tekstvelden (notities, projecttitels, sectie-inhoud) kunnen ook gegevens bevatten die u zelf invoert; daar bent u verantwoordelijk voor de inhoud.

Categorie Voorbeelden Bron
Account naam, e-mail, telefoonnummer, profielfoto, bedrijfsnaam aanmaak account / instellingen
Authenticatie one-time-password (OTP), sessie-token, IP-adres, user-agent inloggen
Werkruimte / facturatie bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, adres, factuur-e-mail, Stripe customer-ID onboarding / abonnement
Klantadministratie (door u ingevoerd) namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers van uw opdrachtgevers klantenpagina
Project- / inspectiegegevens objectadres, bouwjaar, oppervlakte, bevindingen, kostenposten nieuw-project formulier + editor
Foto's (incl. EXIF-data) afbeeldingen van panden — kunnen GPS-coördinaten, gezichten van omstanders of kentekens bevatten upload-knop in de foto's tab
Spraakmemo's audio-opnames van inspecteurs en bijbehorende tekst­transcripties spraakmemo-recorder
AI-gegenereerde tekst concept­rapportagetekst gegenereerd door een taalmodel op basis van uw input AI Genereren-knop
Gebruikslog welke acties wanneer (rapport aangemaakt, AI-generatie, project-status­wijziging) automatisch
Reviewer-/portaalgegevens e-mail en naam van personen die het rapport mogen inzien delen-knop

3. Waarvoor wij verwerken (en op welke grondslag)

Doel Grondslag (Art. 6 AVG)
Het verlenen van het platform en het opstellen van rapporten Uitvoering overeenkomst (lid 1b)
Authenticatie en sessiebeheer Uitvoering overeenkomst (lid 1b)
Facturatie, abonnements­administratie en BTW-aangifte Uitvoering overeenkomst + wettelijke verplichting (lid 1b/c)
Detectie van misbruik, fraude en oneigenlijk gebruik van de dienst Gerechtvaardigd belang (lid 1f)
Productverbetering en kwaliteits­bewaking van AI-uitvoer (geanonimiseerd waar mogelijk) Gerechtvaardigd belang (lid 1f)
Transactionele e-mail (OTP, uitnodigingen, status) Uitvoering overeenkomst (lid 1b)

Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar wezenlijke gevolgen. AI-uitvoer is altijd een concept dat door de inspecteur wordt gecontroleerd en geredigeerd voordat een rapport wordt vastgesteld.

4. Met wie wij delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Voor het leveren van het platform schakelen wij sub-verwerkers in. De volledige lijst, met doel, regio en doorgifte­waarborg, vindt u op de sub-verwerkers­pagina. De belangrijkste zijn:

5. Doorgifte buiten de EER

Een deel van onze sub-verwerkers (Anthropic, OpenAI, Stripe Inc., Cloudflare Inc., Railway Corp.) is gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte vindt plaats onder de volgende waarborgen:

Foto's, spraakmemo's en bijlagen worden bij voorkeur in de EU opgeslagen (Cloudflare R2 EU, AWS SES eu-west-1). De prompts die wij naar AI-leveranciers sturen kunnen vrije tekst bevatten die u typt of inspreekt; verzoek aan u: noem geen onnodige persoonsgegevens van uw klanten in spraakmemo's.

6. Bewaartermijnen

Categorie Bewaartermijn
Account- en werkruimtegegevens Tot 90 dagen na opzegging van het abonnement; daarna definitief verwijderd
Rapporten, foto's, bijlagen, spraakmemo's Gedurende de looptijd van het account; na opzegging idem (90 dagen verwijdertermijn)
Factuur- en betaalgegevens 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht artikel 52 AWR)
Authenticatie­logs (IP, user-agent) 12 maanden
Gebruikslogboek 24 maanden
Back-ups 30 dagen rolling — daarna automatisch gewist

7. Beveiliging

Wij beveiligen uw gegevens met TLS in transit, schijfencryptie at-rest, toegangs­controle per werkruimte en een nachtelijke back-up naar twee onafhankelijke locaties in de EU. Een uitgebreide toelichting vindt u op de beveiligings­pagina.

8. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG het recht op:

U kunt deze rechten uitoefenen door een mail te sturen naar privacy@spectiq.nl. Wij reageren binnen één maand. Bent u het oneens met onze afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Op het marketingdomein spectiq.nl en op het applicatiedomein dashboard.spectiq.nl plaatsen wij uitsluitend strikt noodzakelijke cookies voor het functioneren van de dienst:

Wij plaatsen geen marketing-, tracking- of analytics-cookies. Daarom is er ook geen cookie-banner op de site. Stripe Checkout en de Customer Portal worden op door Stripe gehoste pagina's geserveerd; daar gelden de cookies die Stripe daar zelf plaatst.

10. Wijzigingen

Wijzigingen in dit privacybeleid kondigen wij aan op deze pagina en — indien materieel — per e-mail aan workspace-eigenaren, minimaal 30 dagen vóór inwerkingtreding.

11. Contact

MagicEverse B.V. (handelend onder de naam SpectIQ)
E-mail: privacy@spectiq.nl
Algemeen contact: info@spectiq.nl